展知識(shí)|會(huì)展組展機(jī)構(gòu)如何科學(xué)組建團(tuán)隊(duì)
會(huì)展組展機(jī)構(gòu)是指在會(huì)展活動(dòng)過(guò)程中，為實(shí)現(xiàn)會(huì)展目標(biāo)以及組織設(shè)計(jì)會(huì)展活動(dòng)的連續(xù)過(guò)程所形成的相關(guān)特定組織。關(guān)于科學(xué)的組建會(huì)展組織團(tuán)隊(duì)，建議您有必要get以下這些小技巧：
根據(jù)項(xiàng)目性質(zhì)確定團(tuán)隊(duì)人數(shù)
1、是專業(yè)性展會(huì)（B2B），還是消費(fèi)性展會(huì)(B2C)，或是專業(yè)與消費(fèi)相結(jié)合的展會(huì)（B2B＋C）。在B2B＋C展會(huì)中，要確定是B2B為主，還是B2C為主。
2、是面向國(guó)內(nèi)外市場(chǎng)的展會(huì)，還是面向國(guó)內(nèi)市場(chǎng)的展會(huì)；在面向國(guó)內(nèi)市場(chǎng)的展會(huì)中，要確定是面向全國(guó)市場(chǎng)，還是面向區(qū)域市場(chǎng)（如華南地區(qū)，中西部地區(qū)等），或面向某省甚至于某一城市的市場(chǎng)。
3、是以制造商參展為主的展會(huì)，還是以代理商參展為主的展會(huì)。
4、是擬創(chuàng)辦大型展會(huì)，還是中型或小型展會(huì)（個(gè)人認(rèn)為，展會(huì)面積2為平方米以下為小型，2-5萬(wàn)平方米為中型，6-10萬(wàn)平方米為大型，其上為超大型）。
5、是制度化舉辦的展會(huì)，還是臨時(shí)性、階段性舉辦的展會(huì)。
6、是政府創(chuàng)辦的展會(huì)（包括政府主辦，公司承辦），還是公司自行創(chuàng)辦的展會(huì)。
7、是否是會(huì)議或活動(dòng)型展會(huì)。
在科學(xué)定位展會(huì)性質(zhì)后，方可規(guī)劃項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員人數(shù)。
案例-1
某展覽公司異地創(chuàng)辦專業(yè)性展會(huì)，展會(huì)主題是新的（公司從未做過(guò)），選擇的地點(diǎn)是中西部某省會(huì)城市，展會(huì)面向省域市場(chǎng)，首屆展覽面積規(guī)劃為0.5-1萬(wàn)平方米（展位數(shù)200-450個(gè)）。如此，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)人數(shù)可控制在10人以內(nèi)，其中可配置3名實(shí)習(xí)生。
案例-2
某展覽公司異地創(chuàng)辦專業(yè)展會(huì)，公司熟悉展會(huì)主題，并在本地舉辦多年。這種創(chuàng)辦屬于跨地復(fù)制展會(huì)。如其他因素與例一相近，新項(xiàng)目的銷售人員可依托原有項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，或增加1-3名新人，但須增加營(yíng)銷和運(yùn)營(yíng)的人手，至少各配1人。
案例-3
某國(guó)家級(jí)部委決定在東部地區(qū)“北上廣”之外的某大城市創(chuàng)辦專業(yè)展會(huì)，提出展會(huì)面向國(guó)內(nèi)外市場(chǎng)，首屆展覽面積要求達(dá)到5萬(wàn)平方米左右（展位數(shù)在2000-3000個(gè)之間）；某展覽公司接受外包，負(fù)責(zé)展位銷售并和專業(yè)觀眾邀約工作。該公司項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)人數(shù)應(yīng)在20人左右，其中可配置5名實(shí)習(xí)生。
一般而言，單獨(dú)新上的項(xiàng)目，團(tuán)隊(duì)用人要多于老項(xiàng)目。原因是項(xiàng)目市場(chǎng)需要開(kāi)發(fā)，團(tuán)隊(duì)成員普遍面臨業(yè)務(wù)生疏的困難（主要指不熟悉展會(huì)所服務(wù)的行業(yè)），新項(xiàng)目所在地的公共關(guān)系（包括與展館的關(guān)系）需要磨合，這些都需要花更多的人力才能奏效。
團(tuán)隊(duì)構(gòu)成與項(xiàng)目
對(duì)于新項(xiàng)目，營(yíng)銷、運(yùn)營(yíng)人員尤顯重要。一是因?yàn)樾马?xiàng)目需要在推廣和客服上比老項(xiàng)目下更多的功夫，否則市場(chǎng)難以開(kāi)拓，直接影響展位銷售；二是因?yàn)樾碌揭坏剞k展，許多公共關(guān)系需要拓展，不可能像老項(xiàng)目那樣輕車熟路。
由于新項(xiàng)目困難大，變數(shù)多，能否成功存在諸多不確定性因素，因而經(jīng)營(yíng)壓力比老項(xiàng)目大很多。從這個(gè)意義上講，新項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的整體素質(zhì)應(yīng)優(yōu)于老項(xiàng)目。
但實(shí)際情況是，展覽公司中許多有經(jīng)驗(yàn)的老員工從個(gè)人收益出發(fā)，多不愿意嘗試新項(xiàng)目。故此，不少公司在決定上馬新項(xiàng)目時(shí)，往往大膽啟用新人，一方面發(fā)揮新人的“沖勁”，一方面為新人提供發(fā)展機(jī)會(huì)。然而，這樣做的風(fēng)險(xiǎn)很大，包括項(xiàng)目失敗的風(fēng)險(xiǎn)。如果項(xiàng)目失敗，新人難免成為“炮灰”。
怎樣讓新項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)具有較高素質(zhì)和較強(qiáng)活力，經(jīng)常是展覽公司管理層頭疼的問(wèn)題。
在我看來(lái)，好的項(xiàng)目經(jīng)理首先要德行操守好，若不好最終會(huì)使團(tuán)隊(duì)離心離德，分崩離析；其次要有管理能力，懂行，盤得住人，在團(tuán)隊(duì)中有威信；再是扛得住壓力，在困難面前不退縮，能夠千方百計(jì)克難攻堅(jiān)，帶領(lǐng)團(tuán)隊(duì)實(shí)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)。這三條缺一不可！
同時(shí)，公司要為新項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)鼓勁，積極出主意，想辦法，實(shí)實(shí)在在幫助排憂解難，讓他們感到有后盾。為新項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)提供專門的培訓(xùn)，則是必不可少的智力支持。
