“在會(huì)展業(yè)界有一些比較知名的演講人,行業(yè)內(nèi)大會(huì)都會(huì)邀請(qǐng)……”“同樣一群人,在不同的地方,上臺(tái)講著同樣的話題……”一個(gè)圈子不大、專家有限、活動(dòng)多多的行業(yè),“如何把活動(dòng)做得有吸引力,有可持續(xù)性,有賣點(diǎn)?”是每一位會(huì)展行業(yè)活動(dòng)組織者和參與者都關(guān)注的問題。業(yè)界一位資深人士在為學(xué)習(xí)型會(huì)展組織者活動(dòng)進(jìn)行演講籌備時(shí)曾真誠(chéng)地表示:“我一定要對(duì)的起大家的時(shí)間?！?

　　可以說,請(qǐng)對(duì)演講人并引導(dǎo)他們分享受眾最關(guān)注的新觀點(diǎn),是一個(gè)行業(yè)活動(dòng)成為品牌活動(dòng)不可替代的保障,也是活動(dòng)組織者對(duì)行業(yè)認(rèn)知、走向和需求把握能力最直觀的體現(xiàn)?！白鳛樾袠I(yè)中的知識(shí)服務(wù)提供商,在長(zhǎng)期授課的過程中,我知道受眾期盼什么,因此能夠很敏銳的在結(jié)構(gòu)上、角度上甚至現(xiàn)場(chǎng)互動(dòng)技巧上給演講人提出建議?！睂⒂?月11-12日舉辦的“學(xué)習(xí)型會(huì)展組織者交流大會(huì)”策劃人馬國(guó)宜在接受會(huì)展中國(guó)采訪時(shí)表示。

　　如何進(jìn)行演講者“有效管理”?

　　“在第一輪溝通的時(shí)候,通常來說我會(huì)和演講人見面,提煉出這一次演講的要點(diǎn),告訴演講人他們演講的價(jià)值,讓他們充分重視并把握住這個(gè)機(jī)會(huì),為大家呈現(xiàn)精彩的演講?！瘪R國(guó)宜告訴會(huì)展中國(guó),“第二輪溝通是提醒,也是管理,從演講方式、演講內(nèi)容兩方面給演講人提要求?！?

　　馬國(guó)宜表示,“對(duì)一個(gè)會(huì)議來說,幾個(gè)人在臺(tái)上討論,或者一個(gè)嘉賓在臺(tái)上講,都是內(nèi)容的呈現(xiàn)方式。我們倡導(dǎo)適當(dāng)組合保持多元性,但是個(gè)人演講應(yīng)占較大比例。并且在會(huì)前會(huì)議組織者和演講者必須要有溝通,這個(gè)溝通是基于策劃人對(duì)行業(yè)的了解,以及在調(diào)研過程中發(fā)現(xiàn)的與會(huì)者關(guān)注點(diǎn)。我們用這樣一個(gè)流程確保參會(huì)者來了以后,聽的東西確實(shí)是對(duì)他有用的?！?

　　“在會(huì)展業(yè)界有一些比較知名的演講人,各個(gè)大會(huì)都會(huì)邀請(qǐng)。雖然他們不是第一次演講,但如果我們?nèi)杂X得他今年的一些新做法、新想法會(huì)對(duì)大家很有價(jià)值,那我們就會(huì)協(xié)商,讓他在大會(huì)上從新的角度進(jìn)行演講,或是對(duì)演講內(nèi)容進(jìn)行升級(jí)。我覺得作為一個(gè)大會(huì),它的價(jià)值在于對(duì)行業(yè)的引領(lǐng)作用,就是帶著大家看的更長(zhǎng)遠(yuǎn)、看的更廣、更深?！?

　　在談到如何處理演講者臨時(shí)變更時(shí),馬國(guó)宜表示,“ 遇到演講人臨時(shí)通知不能出席的情況,因?yàn)橐恢北３殖掷m(xù)溝通,我們可以及早應(yīng)對(duì)。今年大會(huì)我補(bǔ)充上的分享者有hofo的聯(lián)合創(chuàng)始人,她會(huì)分享hofo從連續(xù)兩屆服務(wù)淘寶造物節(jié)、連續(xù)三年服務(wù)極客公園創(chuàng)新大會(huì)等活動(dòng)中收獲的策劃體驗(yàn)。此外還有通聯(lián)國(guó)際的負(fù)責(zé)人來分享與行業(yè)深度融合的做法及價(jià)值,這兩個(gè)話題都非常棒。在這一點(diǎn)上,我的感受是,通過流程管理和積極的態(tài)度,我們可以盡量降低不利影響,確?；顒?dòng)的一貫品質(zhì)?！?

　　認(rèn)真地當(dāng)個(gè)演講人也是一次自我總結(jié)、理論升華的過程

　　對(duì)于參與大會(huì)的演講人來說,他個(gè)人能得到以下收獲:一、提煉整理自己的經(jīng)驗(yàn),讓思路更清晰;二、可以學(xué)習(xí)到演講人管理流程及模板;三、可以在內(nèi)容結(jié)構(gòu)、表現(xiàn)形式方面得到更好的建議,關(guān)于如何做一場(chǎng)令人印象深刻的商業(yè)演講。對(duì)于他們所在的公司來說,也有利于建立好的品牌形象,拓展伙伴關(guān)系。從更深層次來說,分享并和大家一起進(jìn)步,這對(duì)許多人來說本身就是一種快樂!

　　“今年我和演講嘉賓之一——CES亞洲執(zhí)行董事李偉第一次約談時(shí),我們?cè)跍贤ㄖ幸黄鹕逃懷葜v角度,書面總結(jié)內(nèi)容要點(diǎn)。之后如同每年做例行的指南、提醒,在會(huì)前4周他就發(fā)來第一稿。隨即又約我溝通,我提供建議,他謙虛的調(diào)整了內(nèi)容再次發(fā)來。在這個(gè)過程中我感受到認(rèn)真的態(tài)度是互相影響的,會(huì)展組織者特別懂得彼此,李總說,‘如果我答應(yīng)了你,就一定要做好。我很懂演講人不能出席時(shí)主辦方的感受?！?

　　馬國(guó)宜表示,這樣認(rèn)真負(fù)責(zé)的演講者非常多,例如中聯(lián)慕尼的董事會(huì)主席彭慶芝,她往年為演講籌備時(shí)曾說過,“我一定要對(duì)的起大家的時(shí)間?！? 又如,成都世紀(jì)城新國(guó)際會(huì)展中心總經(jīng)理左霖在活動(dòng)主持人時(shí),會(huì)提前兩周就寫稿,并和活動(dòng)策劃人保持電話溝通,做好充足的籌備工作。在新技術(shù)應(yīng)用思路方面,中國(guó)畜牧業(yè)協(xié)會(huì)副秘書長(zhǎng)劉強(qiáng)德帶領(lǐng)的會(huì)展部團(tuán)隊(duì)在整個(gè)行業(yè)都是首屈一指的,如果大會(huì)涉及到技術(shù)應(yīng)用方面的話題,劉強(qiáng)德總是最早被考慮到的演講人。但是演講內(nèi)容不能每年一樣,所以就很明確的提出必須是過去一年的新體會(huì),是升級(jí)版的內(nèi)容,而不能和以前一樣。

　　“重要的是通過流程、通過主辦方表達(dá)的信息,讓大家覺得這個(gè)活動(dòng)值得被這樣對(duì)待。一旦主辦方通過自己的行動(dòng)和流程激發(fā)了演講人來認(rèn)真對(duì)待,那么結(jié)果就會(huì)皆大歡喜。”馬國(guó)宜表示。

　　演講者:貼心和專業(yè)體現(xiàn)組織者對(duì)活動(dòng)的責(zé)任感

　　“在從接受邀請(qǐng)到最終分享的整個(gè)溝通過程中,馬老師給我的印象就是貼心和專業(yè)。在溝通方式上,她非常注重受邀人的感受并且做了有效溝通,先后通過微信、電話、郵件等方式進(jìn)行聯(lián)絡(luò)和確認(rèn),每次都很好地顧及了我當(dāng)時(shí)的事務(wù)和安排?！苯衲甑难葜v嘉賓——科印傳媒會(huì)展部總經(jīng)理劉軼平告訴會(huì)展中國(guó)。

　　“作為一個(gè)活動(dòng)組織者,更打動(dòng)我的是馬老師的專業(yè)性。她了解同行想聽什么、該聽什么,能在有限的時(shí)間內(nèi)選出最有意義的內(nèi)容?！眲⑤W平表示,“首先,她對(duì)內(nèi)容有目標(biāo)、有要求。當(dāng)時(shí)馬老師先談了她感受到我們公司今年組織活動(dòng)的一些變化,聽了我的思路之后,才提出邀請(qǐng)我來分享給同行,這是對(duì)演講內(nèi)容定位的第一步。之后她很好地定義和規(guī)范了我的演講范圍,提煉了題目,這對(duì)我很有幫助。其次,馬老師很善于對(duì)時(shí)間點(diǎn)進(jìn)行把控,她為所有演講者提供了一份《會(huì)展交流日演講籌備指南》,不僅內(nèi)容細(xì)致實(shí)用,按照所列提綱來寫稿時(shí)間恰到好處,并且還預(yù)留了修改建議的時(shí)間,讓我印象深刻。”

　　“上周馬老師發(fā)了一封提醒郵件,里面特別提醒有兩位演講人發(fā)生變化。我們也時(shí)常遇到演講人臨時(shí)變更的情況,基本就是默默接受和更改。但馬老師的處理方式更高一層,她把這種變化告知參會(huì)者,并且接受可能帶來的贊譽(yù)或者抱怨,這種心態(tài)和處理方式特別好,讓我感受到了組織者對(duì)活動(dòng)的責(zé)任感和對(duì)參會(huì)者的尊重?！眲⑤W平說,同為會(huì)展活動(dòng)組織者,她在這個(gè)當(dāng)“準(zhǔn)”演講人的過程中,就學(xué)到了對(duì)演講人管理的最有效的方法。